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痛點：從零開始寫建議書，最花時間的不是寫，而是排版
客戶 brief 一到手，往往要從零開始寫建議書：封面怎樣設計、目錄怎樣編、報價表怎樣分行、 時間表怎樣畫。這些工序本身不難，但每次都要重新構思一次結構，一份建議書隨時要花整個 下午才寫得出開頭。更麻煩的是，資料本身通常很零散：一段 email thread、幾份會議紀錄、 客戶臨時補充的要求，散落在不同地方，要自己整理好才開始動筆。
真正的問題不是「不懂寫」，而是每次都要把零散資料自行整理成有結構的文件，這才是 最消耗時間的部分。
做法：把零散資料交給 Copilot，你只負責覆核
這個做法並不複雜，分四步：
- 集中資料：把相關的 email thread、會議紀錄、報價要求全部複製到同一個地方 （不必自己先整理次序，Copilot 會協助整理）。
- 輸入 prompt：打開 Copilot Chat，用一句清晰的 prompt：「根據這些資料，幫我草擬一份 建議書，包括背景、方案、報價、時間表」。prompt 愈具體，出來的結構愈貼近 你想要的版本。
- 在 Word 直接排版：把生成的草稿貼進 Word，用 Copilot 的排版功能加入標題層級、 統一字體與段落格式，不必自己逐段調整。
- 人手覆核：機器生成的內容始終需要人手把關，微調語氣、補上客製化細節， 10 分鐘內就可以做出一份能給客戶看的版本。
常見疑問
用字會不會很生硬、一看就知是機器寫？ 如果只輸入一句「幫我寫份建議書」，語氣 的確會偏向罐頭。但如果在 prompt 裡加上客戶的行業、關注點、你想強調的賣點， Copilot 生成的語氣會貼身得多，需要人手修改的地方也會少很多。
適不適合做長篇、複雜的提案？ 這個做法最適合「結構固定、內容重複性高」的 建議書（例如標準服務報價、續約建議書）。如果是一次性、高度客製化的大型 提案，Copilot 同樣可以協助草擬，但人手覆核與補充的比例會較高。
為甚麼要在 Word 排版，不直接在 Copilot Chat 生成整份文件？ 因為排版這件事 本身需要看着文件的實際樣式（字體大小、行距、公司 branding），在 Word 裡操作 Copilot 看得到整份文件的上下文，排版會更貼近你想要的最終效果。
一個實際例子
假設你收到一個新客戶查詢，對方想找你們做一個為期三個月的顧問服務，預算 大約 HK$50,000。你手上的資料，可能只有一段 WhatsApp 對話與一次 電話會議的零碎筆記。把這些資料連同一句 prompt「幫我根據這些對話內容， 草擬一份三個月顧問服務的建議書，包括服務範圍、里程碑、收費」交給 Copilot，它會即時整理出一份有背景、有方案、有時間表的初稿框架。 你要做的，只是把客戶特別強調的重點（例如對方很緊張某個死線）補回去， 並微調語氣，令內容更貼近公司一貫的風格。
一句總結
15 分鐘完成一份建議書草稿，並不是說 AI 幫你「寫」提案，而是幫你把零散資料 「整理」成有結構的初稿。真正的判斷、語氣、客製化細節，仍然是你的工作， 但省下來的時間可以用來思考更重要的事：這份提案怎樣才打動得到客戶。當你不必再 為格式與結構煩惱，才真正有心力想清楚這個客戶最在意甚麼、你們的方案 最強的賣點在哪裡，這些才是一份建議書真正決定成敗的地方。